Os empresários devem ficar atentos às regras para utilização do e-Social, que passam a ser obrigatórias a partir de abril próximo para produtores rurais pessoa física e segurados especiais. Já as empresas de Lucro Real têm até junho de 2014 para se enquadrarem às "novas" exigências. O e-Social é um projeto do governo federal que vai unificar, em uma só ferramenta, o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.

Conforme explica o consultor em RH e área trabalhista Mário Sérgio Curti, o e-Social não é mais uma forma de tributação. "Ele é apenas uma ferramenta completa de dados e fiscalização de toda folha de pagamento. Além das informações que atualmente prestamos na GFIP/Sefip, serão incluídas outras como a de administração de pessoal, recrutamento e seleção, cargos e salários, terceirização, saúde, segurança e medicina do trabalho, benefícios, tecnologia da informação, fiscal, contábil, logística e financeira."

Para Jaime Junior Silva Cardozo, presidente do Sindicato das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações, Pesquisas e de Serviços Contábeis de Londrina (Sescap), apesar desta ferramenta agregar uma série de recursos e facilitar a vida das empresas, o empresário terá que mudar sua forma de lidar com seu departamento pessoal. "Podemos dizer que o e-Social não mudou em nada a legislação trabalhista. Ele somente fará com que ela seja cumprida de forma rigorosa em seus mínimos detalhes, exigindo das empresas uma mudança completa em seus procedimentos, treinamento de colaboradores ligados à área e investimento em novas tecnologias para superar as modificações que são impostas pelo e-Social. Desta forma, evitará uma avalanche de autos de infração que certamente surgirão se estes cuidados não forem tomados", explica.

Um exemplo desta mudança, citado por Curti, é em relação ao hábito que muitos empresários têm de não se respeitar os prazos instituídos por lei. "Um exemplo simples disso, e que acaba se tornando corriqueiro para as empresas, é com relação ao aviso de férias. A legislação diz que o empregado deve ser notificado com 30 dias de antecedência do seu gozo de férias, mas o que ocorre é que no dia anterior ao início das férias do trabalhador a empresa entra em contato com seu escritório de contabilidade dizendo que o funcionário irá sair em férias no dia seguinte e só então o escritório providencia a documentação necessária. Com o e-Social isso não será mais possível. Todos os prazos exigidos por lei desde a contratação até a demissão do trabalhador deverão ser cumpridos à risca, sob pena de notificação", diz o consultor.

Com esta nova realidade, tanto os escritórios contábeis quanto as empresas especializadas em RH praticamente serão obrigadas a aumentar suas equipes. Para Cardozo, "tanto uma empresa de contabilidade, uma empresa especializada em RH ou o próprio departamento pessoal da empresa devem ter cuidado redobrado, preparando um colaborador interno para acompanhar casos como prazo para efetivar o registro de um novo empregado, prazo para concessão de aviso prévio de férias, prazo para concessão de aviso prévio demissional, pois qualquer destas situações, quando informado ao e-Social fora do prazo, sujeitará a empresa a pesadas multas", orienta.

Nelson Barizon, diretor administrativo do Sescap, diz que esse é mais um ônus implementado pelo governo federal, que as empresas serão obrigadas a absorver. "Essa ferramenta traz mais agilidade ao processo de informação trabalhista por parte das empresas. O governo federal diz que fará sua parte acelerando os processos de aposentadoria, seguro desemprego entre outros, mas isso gera um custo para as empresas, que terão que contratar novos funcionários para dar conta desta demanda. Sejam escritórios de contabilidade ou uma empresa grande que já conta com um departamento pessoal, esse é mais um ônus para o empresário que já está sobrecarregado com as altas cargas tributárias de nosso país", comenta.