Os empresários entraram em 2014 com o desafio de implantar o novo sistema de dados on-line eSocial, que pretende unificar informações fiscais e previdenciárias e que passará a ser usado por pessoas físicas, segurados especiais e produtores rurais já em abril. Para o governo, a expectativa é que o programa eleve a arrecadação em R$ 20 bilhões ao ano e, para o trabalhador, será possível ter acesso a todas as informações sobre a própria vida profissional. Para os empreendedores, no entanto, é preciso atenção e treinamento sobre a solução tecnológica, de modo a evitar erros e multas.

Mesmo gestores de recursos humanos (RH) e profissionais da área tributária ainda têm dúvidas sobre o sistema. Por isso, sugerem que os empresários procurem adaptar a gestão dos dados o mais rapidamente possível. Não há alteração nas leis, mas na forma de transmissão das informações ao governo, que passará a ser em tempo real. Por exemplo, funcionários recém-contratados não poderão começar a trabalhar no mesmo dia, sem que os exames admissionais estejam na base do programa, algo comum atualmente.

Para os empregados, será possível averiguar se os valores descontados dos salários foram destinados à Previdência Social, somente pelo uso do número do Cadastro de Pessoa Física (CPF). Em caso de erro ou de informações desatualizadas, a empresa está sujeita a multas, da mesma forma como ocorre hoje, com as transmissões de dados mensais.

O diretor administrativo do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Sescap) em Londrina, Nelson Barizon, diz que o eSocial é tratado como benéfico para as empresas, já que reunirá várias obrigações em um só sistema. "Mas servirá para facilitar o cruzamento de informações, reduzir os erros ou a sonegação e aumentar a fiscalização fiscal por parte do governo, para aumentar a arrecadação."

Na prática, o programa forçará o cumprimento das leis, com a diferença de que não será mais necessária a visita de um fiscal à empresa para que sejam encontradas inconsistências. O despreparo para o cumprimento das exigências, que Barizon considera mais comum ao pequeno empreendedor, pode levar a multas trabalhistas que variam de R$ 378,28 a R$ 425.640, segundo tabela do Ministério do Trabalho e Emprego. Por isso, o diretor do Sescap diz que é preciso entender a necessidade de mudança na gestão não apenas de RH, mas também de gerentes. "Os melhores softwares usados para folha de pagamento já começaram a ser adaptados, mas será preciso mudar a cultura dentro da empresa e dar treinamento à equipe", diz.

O diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Welington Mota, afirma que o eSocial é muito mais amplo do que qualquer outro braço do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), parte do Programa de Aceleração do Crescimento do governo federal para informatizar a relação entre fisco e contribuintes. São 46 tipos de transmissões diferentes, que incluem o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip/GFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf), a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad).

Complexidade que, para Mota, ainda gera muitas dúvidas e riscos, já que foram lançadas novas orientações ainda no fim de 2013. "É complicado e sabemos que em 30% das empresas há pessoas preocupadas, o que dá 70% que ainda não foram atrás de aprender a usar o sistema mais complexo do Sped", diz.

Anefac pede mudanças e implantação aos poucos
Ideal é ter um sistema que aceite importações de arquivos

A comissão de tecnologia de informação da Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade (Anefac) soltou nota no último dia 5 de fevereiro, na qual sugere mudanças na implantação do eSocial. A principal pede que inicialmente sejam exigidas as informações mais simples e que depois as funcionalidades sejam incrementadas.

O diretor da entidade, Ricardo Gimenez, diz que o ideal é ter um sistema que aceite digitações e importações de arquivos de texto e planilhas em Excel, porque nem todas as empresas têm disponibilidade e sistemas adequados. "O processo deve envolver uma central de suporte ou atendimento ao empregador e empregado, já que todas estarão envolvidos."

Para a Anefac, a implantação do eSocial deveria exigir novas informações, divididas em cinco etapas. Também seria necessário dividir a obrigatoriedade pelo critério de regime de apuração e de quantidade de empregados, já que o cronograma atual, por exemplo, coloca o empregador rural como o primeiro a ter de cumprir a exigência e o governo, como o último. Ainda, pede a ampliação do acesso à informação com palestras e com a participação de associações de empresas e profissionais, e não grupos de testes fechados como tem ocorrido.

Gimenez afirma que as empresas precisarão de suporte, já que serão obrigadas a entregar os arquivos com risco de multas e autuações. "Uma obrigatoriedade como essa só poderia ser aplicada com um prazo de um ano após a notificação ou comunicação da empresa, com todos os prazos para a entrada no eSocial", diz. (F.G.)